Экономика фармации Организация Деятельности Аптеки

Управление — существенный компонент деятельности организации в достижении цели. Главная задача руководителя — организовать работу подчиненных соответственно их квалификации, способностям, наклонностям; строить, исходя из этого, модели организационных связей; следить за эффективным выполнением работ.

Такая многоплановость труда руководителя требует выполнения им разнообразных, но взаимодополняющих функций: администратора, организатора, специалиста. В роли администратора руководитель выполняет свои полномочия для обеспечения развития организации соответственно действующим законам и нормативным актам, разрабатывает и реализует кадровую политику.

Выполняя функции организатора, руководитель создает условия, необходимые для плодотворной деятельности коллектива в достижении общих целей; координирует действия подчиненных, занятых в процессах управления и производства. Как специалист, то есть человек профессионально хорошо подготовленный, который владеет знаниями, опытом в конкретной сфере, руководитель призван правильно намечать задачи, компетентно анализировать и эффективно контролировать ход их реализации.

В связи с формированием социально-экономических задач организаций современные руководители должны владеть качествами менеджеров.

Главные требованиям к руководителю организации:

• наличие широкого круга специальных знаний в области исследования рынка, маркетингового планирования, ценообразования, организации каналов сбыта, бухгалтерского учета, внешней торговли, трудового законодательства и т.п.;
• предприимчивость, то есть способность добиваться конкретных экономических и социальных целей, избирая оригинальные, нестандартные решения, связанные с хозяйственным риском;
• настойчивость, целеустремленность, стремление к обязательному достижению намеченных целей.

Функции менеджера как управленца:

• организовывать и планировать производство и реализацию продукции;
• принимать правильные управленческие решения;
• проводить деловые переговоры;
• отбирать и учить работников;
• руководить коллективом на уровне современных требований;
• побуждать работников к творческой деятельности, рационализации, изобретательству, отмечать и оценивать каждое достижение подчиненного;
• быть предельно объективным, независимо от своих вкусов;
• находить выход из конфликтных ситуаций и др.

Существует достаточно обширный список характеристик, которые способствуют эффективному руководству. К таким личностным качествам обычно относят ум, уровень интеллекта, уверенность в себе, целеустремленность, энергичность, инициативность, строгость и требовательность, вежливость, доброжелательное отношение к подчиненным и т.п.

Заведующий или директор аптеки как руководитель организует работу по лекарственному обеспечению населения и медицинских организаций, осуществляет руководство торгово-финансовой и административно-хозяйственной деятельностью аптеки.

Функции заведующего аптекой:

• лицензирование деятельности аптеки и контроль за соблюдением лицензионных требований и условий; 
• обеспечение надлежащей организации всех хозяйственных  и торгово-производственных операций в аптеке;
• контроль за наличием ассортимента лекарственных препаратов, соблюдением правил их отпуска;
• организация снабжения аптеки лекарственными препаратами, изделиями медицинского назначения (ИМН) и другими товарами аптечного ассортимента;
• организация контроля качественных препаратов;
• контроль за соблюдением правил отпуска лекарственных препаратов и других товаров аптечного ассортимента;
• контроль за соблюдением санитарного режима в аптеке, правил хранения медикаментов в аптеке и медицинских организациях;
• прием и увольнение работников, заключение договоров о материальной ответственности, утверждение графиков выхода на работу;
• отбор, расстановка, воспитание и повышение деловой квалификации кадров;
• внедрение прогрессивных форм работы в организации;
• организация информационной работы среди населения;
• организация санитарно-просветительской работы среди населения;
• обеспечение выполнения всех хозяйственных и финансовых операций;
• организация правильного учета и отчетности, планирование деятельности аптеки;
• принятие управленческих решений по организационным и производственным вопросам, контроль их выполнения и др.

Читайте статью "9 ошибок руководителя аптечной организации".

Функции заместителя заведующего аптекой:

• прием товара от поставщиков;
• оперативная связь с поставщиками, контрольно-аналитической лабораторией;
• составление заявок-заказов на лекарственные препараты и ИМН;
• отпуск товара медицинским организациям и структурным подразделениям аптеки;
• контроль за соблюдением фармацевтического порядка;
• составление графика выхода на работу и другие, определенные функционально-должностной инструкцией.

Качество управленческой деятельности оказывает непосредственное влияние на работу каждого сотрудника и успешность деятельности организации в целом. Одним из основных направлений повышения эффективности управленческой деятельности является ее разделение и кооперирование.

Осуществляются они по трем признакам: технологическим, функциональным и профессионально-квалификационным. Соответственно технологическим признакам труд кадров управления распределяется по видам работ согласно специализации работников. Функциональное разделение и кооперация труда основываются на специализации при выполнении разных функций управления.

По профессионально-квалификационным признакам распределяются обязанности и разграничивается ответственность между работниками с учетом занимаемой должности, необходимой для этой квалификации.

Разделение и кооперирование управленческой деятельности в фармацевтической организации зафиксированы в должностных инструкциях, которые определяют организационно-правовое состояние руководителя любого уровня управления.

Инструкция разрабатывается на основании Положения об определенной должности относительно конкретного работника с учетом его знаний, опыта, личных и деловых качеств, специфики работы аптеки. в системе управления основным носителем информации является документ, составляющий специфический предмет и результат управленческой деятельности.

По результатам некоторых исследований, на работу с документами руководитель тратит от 30% до 80% рабочего времени. Организация документооборота прямо влияет на эффективность деятельности руководителя.

Среди факторов, влияющих на эффективность работы руководителя, важное место принадлежит планированию и повышению эффективности рабочего времени, а также психологическим аспектам управленческой деятельности.

Эффективность труда менеджера во многом зависит от организации его личной работы. Организуя других, руководитель, прежде всего, должен быть организован сам. Эта его работа называется самоменеджментом, т.е. самоорганизацией, самоуправлением.

Самоменеджмент способствует повышению эффективности управления и улучшению результатов деятельности всего коллектива предприятия. Главной целью организации личного труда менеджера является экономия его рабочего времени и максимальное использование собственных возможностей.

Систему организации личного труда каждый менеджер устанавливает самостоятельно, исходя из конкретных условий, сферы деятельности, характера выполняемой работы, численности подчиненных сотрудников и др.

Основные составляющие самоменеджмента:

• организация рабочего места менеджера;
• оптимизация производственной среды на рабочем месте;
• анализ затрат рабочего времени;
• планирование менеджером своей работы;
• проведение деловых совещаний и заседаний и участие в них;
• организация публичных выступлений;
• прием посетителей и проведение деловых бесед (техника деловых контактов);
• организация информационного обслуживания работы менеджера, повышение им квалификации.

Правильная организация и рациональное оборудование рабочего места менеджера дают возможность рационально и с наименьшими затратами труда выполнять свои функции, плодотворно общаться с посетителями, сотрудниками и подчиненными, вести прием посетителей, поддерживать высокую работоспособность и рабочее настроение.

Планирование рабочего времени предусматривает ряд взаимосвязанных этапов: учет времени, анализ затрат, планирование рабочего дня.

К методам учета рабочего времени относятся фотография, самофотография, хронометраж, моментальное наблюдение, выбор которых зависит от поставленных целей.

Анализ затрат рабочего времени направлен на выяснение:

1. действительно ли выполняемая работа отвечает должности, квалификации;
2. не превышают ли затраты времени на выполнение работы рациональные нормы?

По данным многих исследований, управленческие работники с высшим образованием 30–70% рабочего времени тратят на выполнение функций, которые не предусматривают высшего, а иногда и среднего специального образования.

Все это указывает на необходимость планирования рабочего времени руководителя, которое базируется на разработке определенного режима, соответствующих регламентов, графиков работ.

Планирование должно осуществляться как на долгосрочную перспективу, так и на более короткий срок — неделю, день. Планирование работы заведующего аптекой во многом определяется спецификой и объемом деятельности самой аптеки.

Так, в план работы на месяц вносят, как правило, устоявшиеся управленческие функции: организацию информационной работы, разработку проекта финансово-экономического плана аптеки, составление от- чета о торгово-финансовой деятельности, проведении инвентаризации и др.

План работы на неделю должен предусматривать проведение оперативных совещаний с заместителями заведующего аптекой и заведующими отделов относительно подведения итогов работы за минувшую неделю, их оценки, а также для определения задач на текущую неделю.

Кроме того, в плане заведующему аптекой следует предусматривать приемные часы для населения и сотрудников аптеки по личным вопросам. Рабочий день целесообразно начинать с контроля присутствия персонала аптеки на рабочих местах и готовности их к работе, потом уточнить содержание собственной деятельности в течение дня, изучить поступившую корреспонденцию, распределить ее между исполнителя- ми, определить сроки выполнения связанной с этим работы и т.п.

Психологические аспекты эффективной управленческой деятельности определены знанием психологических сторон взаимодействия и общения людей в трудовых коллективах, умением применять эти знания в управленческой практике.