Экономика фармации Организация Деятельности Аптеки

Понятие, признаки, законы и принципы формирования организации

Понятие "организация" произошло от французского "organization, organizer" - "устраивать создавать, объединять, упорядочивать, сплотить".

Понятие "организация" в менеджменте употребляют в двух значениях:

• организация как процесс – функция управления;
• организация как предприятие, учреждение, т.е. люди и условия для их труда.

Тремя основными признаками организации являются:

• наличие хотя бы двух людей, которые воспринимают (ощущают) себя частью группы;
• цель, которую все члены группы принимают как общую;
• осознанная совместная работа членов группы для достижения важной для всех цели.

Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения главной цели.

В основе формирования фармацевтической организации лежат следующие принципы:

• единоначалие (команды отдает один начальник по единой скалярной цепи);
• специализация (однородные работы поручаются одним и тем же подчиненным, одним и тем же подразделениям);
• делегирование полномочий (ответственность за исполнение обязанностей следует по возможности передавать конкретным исполнителям этих обязанностей);
• соответствие полномочий и ответственности (получившее полномочия лицо приобретает право на исполнение обязанностей и одновременно принимает на себя ответственность за их исполнение перед передавшим полномочия менеджером);
• абсолютная ответственность (лицо, делегировавшее полномочия, несет ответственность за руководство и за результаты исполнения обязанностей лицом, получившим делегированные полномочия);
• ограничение нормы управляемости (количество работников, которое подчиняется одному руководителю, ограничено).

Процесс развития фармацевтической организации

Функционирование фармацевтической организации по шкале времени может быть представлено в терминах жизненного цикла, отражающего как процесс ее развития в целом, так и по отдельным стадиям (этапам).

Этап жизненного цикла организации – определенный период функционирования организации в рамках однотипных ценностных установок, отражающий специфику управленческих задач.

Полный жизненный цикл организации включает в себя восемь взаимосвязанных этапов: создание (Э1), становление (Э2), рост (Э3), зрелость (Э4), стабилизация (Э5), спад (Э6), кризис (Э7) и ликвидация (Э8).

Ни одна организация не может слишком долго оставаться в одном и том же состоянии, а всегда проходит несколько этапов своего развития, каждый из которых, как правило, сменяется следующим.

Каждая фармацевтическая организация начинает свой жизненный цикл с этапа создания, на котором определяется ее предназначение и ожидаемые перспективы развития, т.е. миссия организации.

На этапе становления основной задачей является выход на рынок, установление деловых отношений с поставщиками продукции, конкурентами и др. На этапе роста приоритетным является закрепление на рынке, дальнейшее расширение сегментов, совершенствование организационной структуры, подготовка и привлечение новых специалистов, рост прикрепленной мелкорозничной сети, увеличение объема реализации продукции и др.

На этапе зрелости продолжается систематический сбалансированный рост, освоение новых ниш фармацевтического рынка и т.д. Если организации удается закрепиться на рынке, то она может перейти к этапу стабилизации, характеризующемуся сохранением достигнутых результатов.

Максимально стабилизировав свою деятельность и положение на рынке, организация может закономерно оказаться в стадии кризиса, характеризующейся снижением эффективности ниже границ рентабельности, потерей места на рынке, и, возможно, прекратить свое существование.

Свойства фармацевтической организации

В фармацевтической отрасли функционирует большое число организаций. Все они являются социально-экономическими системами. Самое многочисленное количество субъектов фармацевтического рынка – это аптечные организации.

Аптека как организация – это социальная общность, включающая фармацевтов и других сотрудников, деятельность которых координируется руководством для достижения общей цели по удовлетворению потребности промежуточных и/или конечных потребителей в лекарственных препаратах и других товарах аптечного ассортимента.

Требования к фармацевтическим организациям сконцентрированы в таких критериях, как гибкость, динамичность, адаптивность к требованиям внешней и внутренней среды, эффективность деятельности. Свойства и структура фармацевтической организации как объекта менеджмента зависят от ее вида, иерархического уровня и области деятельности.

Фармацевтическая организация должна обладать потенциальными возможностями (выбор совокупности средств ее формирования должен быть рассчитан на перспективу); управляемостью (способность изменять свое состояние или параметры «выхода» под влиянием управляющих воздействий); иерархичностью построения (организация выполняет двоякую роль: субъекта управления по отношению к нижестоящему уровню и объекта – к вышестоящему).

Реализацию названных выше свойств и целостность фармацевтической организации как системы в значительной степени определяет ее архитектоника:

• структура органов управления;
• структура внутренних управляемых подсистем;
• распределение должностных функций, полномочий;
• технология работ (последовательность действий, процедур при использовании средств производства и ресурсов);
• тип совместной деятельности: совместно-взаимодействующая, совместно-последовательная;
• техника коммуникаций;
• организационная культура.

Связующей основой всех компонентов архитектоники выступает структура фармацевтической организации. Структура фармацевтической организации – это упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

Регламентация деятельности фармацевтической организации

Деятельность фармацевтической организации обеспечивается путем регламентации, т.е. установления определенного порядка работы каждого элемента (структурного подразделения).

Регламентация – основное средство организации управленческих процессов, с помощью которого предприятие функционирует как система, ориентированная на определенные результаты.

Принцип регламентации означает установление и строгое соблюдение определенных правил, положений, указаний, инструкций, нормативов, в соответствии с которыми осуществляется деятельность персонала. На практике очень важно определить оптимальную степень регламентации трудовой деятельности служащих, а также четко установить круг вопросов, при решении которых необходима жесткая, целенаправленная регламентация.

Для этой цели разрабатывают положение о структурном подразделении – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности каждого структурного подразделения.

Содержание регламентирующих документов. "Положение о структурном подразделении"

В соответствии с действующей унифицированной системой организационно-распорядительной документации в "Положении о структурном подразделении (департаменте, управлении, отделе)" должны быть предусмотрены следующие разделы:

1. "Общие положения";
2. "Основные задачи";
3. "Функции";
4. "Права и ответственность";
5. "Взаимодействие с другими структурными подразделениями. Связи".

Горизонтальные связи отражают отношения с другими подразделениями, другими элементами организационной структуры, не носящими характера подчиненности. Их главное назначение – способствовать наиболее эффективному взаимодействию путем передачи информации смежным подразделениям в соответствии с принятой процедурой подготовки и принятия управленческих решений. По этим каналам связи передаются статистическая информация, аналитические материалы, проекты документов, предложения и замечания по их доработке и корректировке.

На их основе осуществляется комплексный много аспектный подход к разработке и принятию управленческих решений. Большое количество и упорядоченность горизонтальных каналов связи свидетельствуют о недостатках в организационной структуре. Горизонтальные связи не всегда удается полностью формализовать, поэтому они, как правило, дополняются неформальным взаимодействием.

Формальные связи, т.е. закрепленные в положении, отражают лишь обязательные и постоянные, стабильно поддерживаемые связи между "неперсонифицированными" элементами организационной структуры.

Основные условия официальных отношений в организации

Официальные отношения между работниками организации устанавливаются на стадии формирования организационной структуры, при этом они определяются сферой компетенции каждого специалиста, объемом власти и ответственности.

Таким образом, официальные взаимоотношения определяют три главных условия:

• ответственность,
• власть,
• подотчетность.

Ответственность – это обязательство работника выполнять предписанную работу и отвечать за удовлетворительное разрешение поставленных задач.

Ответственность может быть общей и функциональной. Общая ответственность за создание необходимых условий работы возлагается на руководителя, а функциональная ответственность за конкретный результат – на исполнителя. Ответственность определяется занимаемой должностью и связанными с ней взаимоотношениями, она может быть явной (прямой), неявной (косвенной) и делегированной.

Явная (прямая) ответственность возлагается в соответствии с приказом о приеме на работу на определенную должность и функционально-должностной инструкцией (ФДИ).

Неявная (косвенная) ответственность выступает в качестве фактора профессионального роста. Она распределяется персонально с учетом индивидуальности в соответствии с именной ФДИ. Этот вид ответственности имеет большое значение для карьерного роста специалистов.

Делегированная ответственность, как правило – это переданная работнику его непосредственным руководителем ответственность за выполнение конкретных заданий. Помимо ответственности, делегированными могут быть власть и полномочия.

Власть – это реальная возможность влиять на поведение других людей.

Минимально выделяют 7 каналов власти:

• принуждение – проявляется в побуждении людей к деятельности вопреки их желанию путем замечаний, перевода на нижеоплачиваемую работу и т.п.;
• влияние – подчиненные ощущают, общаясь со своим непосредственным руководителем;
• компетенция – характерна для хорошо подготовленных профессиональных руководителей;
• информация – проявляется в ее "дозировании";
• должностное положение – зависит от уровня иерархии: чем выше должностная позиция руководителя, тем больше степень его властного влияния на членов организации;
• авторитет – играет большую роль в проявлении лидерских позиций руководителя;
• поощрение – наделяет руководителя большей силой воздействия на подчиненных.

Полномочие – это организационно закрепленное ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение определенных задач.

Управленческие полномочия – это совокупность официально предоставляемых прав и обязанностей принимать решения в интересах организации или ее структурного подразделения. В соответствии с используемым классификационным признаком полномочия могут быть подразделены на виды и подвиды.