Экономика фармации Организация Деятельности Аптеки

Деловые совещания — это общепринятая форма делового общения, на которых обсуждаются производственные вопросы, а так же проблемы, требующие осмысления и решения коллек­тивным путем.

Подготовка совещания включает следующие моменты:

- определение цели совещания;

- определение повестки дня;

- определение времени проведения;

- определение числа участников;

- организация производственной среды;

- определение характеристик состава участников совещания;

- определение контроля за дискуссией;

- вопросы организатору совещания до его проведения.

Цель совещания — дать описание того результата и реше­ния, ради которого, собственно, и проводится совещание. Чем более точно и, что особенно важно, в нужном направлении бу­дет сформулирован вопрос, вынесенный на обсуждение на сове­щании, тем больше имеется шансов получить необходимый результат. И еще: на совещание рекомендуется выносить те воп­росы, которые не получается решить в рабочем порядке.

Повестка дня — это документ, который отправляется учас­тнику совещания перед проведением его.

Содержит он обычно следующую информацию:

-  тема совещания;

-  цель совещания;

-  перечень обсуждаемых вопросов;

-  время начала и окончания совещания;

-  место проведения совещания;

-  должности и фамилии выступающих докладчиков;

-  время, отведенное на каждый вопрос;

-  место, где можно ознакомиться с материалами по вопро­сам совещания.

Повестка дня позволяет каждому участнику совещания, с одной стороны, ознакомиться с материалами совещания, а с другой — продумать конструктивные предложения по обсуж­даемым вопросам.

Время проведения. Целесообразнее выделить определенный день для проведения совещаний. Экстренные, внеплановые со­вещания проводятся при необходимости. Наиболее подходящее время для поведения совещания — вторая половина рабочего дня.

Число участников. На совещание необходимо приглашать тех работников, в чьей компетентности находятся вопросы по­вестки дня, так как увеличение числа участников совещания не способствует увеличению среднего коэффициента участия присутствующих на совещании и в дополнении ко всему удли­няет совещание. Рекомендуется практиковать метод разреше­ния уходить с совещания работникам, чей вопрос прошел об­суждение, а приходить только на момент обсуждения вопроса. Для совещания будет лучше, если руководитель делегирует пол­номочия по проведению совещания тем специалистам, кто наи­более компетентен в обсуждаемом вопросе, что позволяет решить сразу два существенных момента: во-первых, помогает повысить ответственность у работников за принимаемые реше­ния, а во-вторых — способствует активности участников сове­щания по генерированию идей и созданию конструктивных предложений.

Давно известно, что если совещание ведет пер­вый руководитель, используя при этом авторитарный стиль, то участники совещания стараются быть менее активными в сози­дании решения и просто принимают без должного обсуждения решение, предложенное руководителем, потому что думают о самосохранении, а не подробном рассмотрении обсуждаемого вопроса. Что касается количества участников совещания, то наиболее оптимальное — это 6 или 7 человек.

Организация производственной или пространственной среды. Для того чтобы участники совещания имели возмож­ность хорошо воспринимать информацию, необходимо расса­дить их таким образом, чтобы, во-первых, они были совмести­мы друг с другом, во-вторых, видели глаза, лицо и жесты друг друга. Замечено, что конфликт между людьми возникает гораз­до чаще в том случае, если они сидят друг напротив друга и очень редко, если сидят рядом.

Определение характеристик состава участников совеща­ния. Давно известно, что осуществлять руководство совещанием гораздо легче, если знаешь типы людей, принимающих участие в нем. Основатель и председатель крупнейшего маркетингового агентства Марк МакКормак в своей книге «Секреты бизнеса для всех» описывает несколько типов участников совещания, за ко­торыми необходимо вести наблюдение в процессе ведения сове­щания.

«Говорящие начистоту». Чаще всего, это люди, в большин­стве случаев высказывающие свое мнение честно: что думают, то и говорят. Их можно отнести к ценным участникам совеща­ния, но они нуждаются в защите, потому что они могут не толь­ко положить конец спорам, но и стать родоначальниками но­вых споров.

«Мученики». Их задача разрядить обстановку и взять ответ­ственность на себя, если совещание пошло не по нужному руслу. Но опасность присутствия их на совещании в том, что они очень быстро реагируют на происходящее, даже быстрее, чем вы пой­мете, в чем дело: кто и что стоит у истоков происходящего.

«Каменные люди». Представители этого типа людей свои мысли всегда держат при себе. И ведущему совещание человеку постоянно приходиться гадать, какую игру они ведут и чью сторону поддерживают.

«Заводилы». Это хорошие участники совещания. И обяза­тельно свое выступление начинают словами: «Вы правы. Я ни­когда не думал об этом», что действует обезоруживающе на оппонента.

«Ораторы». Представители этого типа людей любят гово­рить много и эмоционально. При их выступлении создается впе­чатление, что они стараются изо всех сил, чтобы убедить самих себя в начале, а потом уже вас. На них лучше всего не обращать внимание.

«Адвокаты дьявола». Для людей этого типа все под сомне­нием и спорно. Правда, положительным моментом является то, что они все-таки докапываются до истины, а отрицательно то, что они отнимают очень много времени и приносят много стра­даний. Поэтому людей этого типа на совещание приглашать рекомендуется не более одного.

«Разрушители». Все их слова направлены на разрушение всего, к чему они прикасаются и о чем говорят: не щадят ни самолюбия человека, ни его идею или проект.

«Любители расслабиться». Для них главное хорошо устро­иться, то есть поудобнее сесть, а затем сидеть и отдыхать, а не решать вопросы, вынесенные на повестку дня. С такими парт­нерами лучше всего встречаться в помещении, где отсутствуют стулья, что не позволит им расслабиться.

«Государственные мужи». Этот тип людей либо заставляют двигаться вперед совещание, умело используя свое обращение с людьми, либо продвигают себя. В идеале в качестве этого типа участников совещания должен выступать руководитель.

Контроль за дискуссией. Для того чтобы совещание шло в нужном направлении, необходимо контролировать дискуссию и принимать для этого определенные меры:

- для сохранения единства людей, принимающих участие в совещании:

а)   до окончательного подведения итогов совещания ни в коем

случае не принимать чью-то сторону;

б) нельзя высказывать свою точку зрения в начале совещания первым;

в)   необходимо поддерживать новых работников и молодых

специалистов и не давать возможности нападать на них другим

сотрудникам;

- для усиления активности участников совещания:

а) необходимо создать условия для творческой работы;

б) иметь оптимальную стратегию для принятия решения;

в) не применять при проведении совещания деструктивную

критику самому и не давать такой возможности другим участникам;

г) не позволять участникам совещания выключаться из работы совещания;

д) не оставлять без внимания любые предложения, даже самые незначительные;

- для усиления активности обсуждения предложений:

а) обязательно задавать вопросы;

б) одобрять участников совещания, вносящих конструктивные предложения;

в) способствовать возникновению различных точек зрения;

г)  не допускать резкой критики в чей-либо адрес;

д) поведение организатора дискуссии должно быть обратно пропорционально «температуре» дискуссии: чем выше «температура», тем хладнокровнее организатор.

е) новые прогрессивные идеи необходимо поддерживать;

ж) не подавляйте мнение людей, находящихся в меньшинстве, вполне возможно, что оно носит перспективный характер;

з)   будьте готовы к негативному исходу обсуждения.

Деловые переговоры...